Khi đặt cọc để mua bán, chuyển nhượng nhà, đất, các bên thường quan tâm cần chuẩn bị giấy tờ gì, người nhận cọc có quyền đối với tài sản hay không và hợp đồng cần ghi những nội dung nào để phù hợp với giao dịch dự kiến.
Việc kiểm tra hồ sơ trước khi ký giúp các bên đối chiếu thông tin về người tham gia, nhà đất, số tiền đặt cọc, thời hạn thực hiện giao dịch và các thỏa thuận liên quan trước khi giao nhận tiền.
1. Hồ sơ công chứng hợp đồng đặt cọc nhà, đất cần chuẩn bị
Giấy tờ của các bên
Thông thường, các bên cần chuẩn bị:
- CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ định danh hợp pháp phù hợp với từng trường hợp.
- Giấy tờ, tài liệu liên quan đến tình trạng hôn nhân và việc xác định quyền đối với tài sản nếu có liên quan.
- Giấy tờ về đại diện hoặc ủy quyền nếu một bên tham gia thông qua người đại diện.
- Trường hợp một bên là tổ chức, doanh nghiệp: giấy tờ pháp lý của tổ chức và tài liệu xác định người có thẩm quyền tham gia giao dịch.
Giấy tờ về nhà, đất
Cần chuẩn bị Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc giấy chứng nhận được cấp theo quy định pháp luật tương ứng với từng trường hợp.
Thông tin về người có quyền đối với tài sản, thửa đất, nhà ở và các nội dung thể hiện trên giấy chứng nhận cần được đối chiếu trước khi lập hợp đồng đặt cọc.
Giấy tờ, thông tin liên quan đến việc đặt cọc
Tùy trường hợp, các bên cần cung cấp:
- Dự thảo hợp đồng đặt cọc nếu đã chuẩn bị.
- Thông tin về số tiền đặt cọc và phương thức giao nhận tiền.
- Giá mua bán hoặc chuyển nhượng dự kiến.
- Thời hạn đặt cọc và thời điểm dự kiến ký hợp đồng mua bán, chuyển nhượng.
- Các thỏa thuận liên quan đến việc tiếp tục hoặc không tiếp tục giao dịch.
- Tài liệu khác có liên quan trực tiếp đến nhà, đất và giao dịch dự kiến nếu có.
Nếu nhà, đất thuộc quyền của nhiều người, là tài sản chung của vợ chồng, có nguồn gốc thừa kế, đang thế chấp, giao dịch thông qua người đại diện hoặc có yếu tố nước ngoài, hồ sơ nên được kiểm tra cụ thể trước khi ký và giao tiền đặt cọc.
2. Quy trình công chứng hợp đồng đặt cọc mua bán nhà, đất
Bước 1. Tiếp nhận hồ sơ
Văn phòng tiếp nhận yêu cầu công chứng và hồ sơ do các bên cung cấp.
Thông tin ban đầu được kiểm tra để xác định các bên tham gia, nhà đất liên quan đến việc đặt cọc và giao dịch mua bán, chuyển nhượng dự kiến.
Bước 2. Kiểm tra hồ sơ và thông tin nhà, đất
Công chứng viên kiểm tra giấy tờ của các bên, thông tin về tài sản và những nội dung liên quan đến yêu cầu công chứng.
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, thông tin chưa thống nhất hoặc có vấn đề cần làm rõ, các bên được hướng dẫn bổ sung giấy tờ hoặc cung cấp thông tin cần thiết.
Bước 3. Soạn thảo hoặc kiểm tra hợp đồng đặt cọc
Nếu các bên đã có dự thảo, hợp đồng được kiểm tra trên cơ sở hồ sơ và thỏa thuận của các bên.
Nếu cần soạn thảo, nội dung hợp đồng được xây dựng theo thông tin, giấy tờ và thỏa thuận hợp pháp của các bên.
Đặc biệt cần làm rõ tài sản liên quan đến giao dịch, số tiền đặt cọc, phương thức giao nhận tiền, thời hạn đặt cọc, thời điểm thực hiện giao dịch chính thức và cách xử lý tiền đặt cọc khi một bên không thực hiện theo thỏa thuận.
Bước 4. Các bên kiểm tra và ký hợp đồng
Các bên đọc hoặc được đọc lại hợp đồng, kiểm tra kỹ thông tin và xác nhận nội dung phù hợp với ý chí tự nguyện trước khi ký.
Việc ký hoặc điểm chỉ được thực hiện theo quy định và phù hợp với từng trường hợp.
Bước 5. Công chứng và trả kết quả
Công chứng viên thực hiện lời chứng và hoàn tất thủ tục công chứng.
Sau khi hoàn thành phí công chứng, thù lao công chứng và các chi phí liên quan nếu có, các bên nhận kết quả theo quy trình của Văn phòng.
3. Thời gian thực hiện
Thời gian xử lý phụ thuộc vào mức độ đầy đủ của hồ sơ, thông tin về nhà đất và nội dung thỏa thuận đặt cọc.
Với hồ sơ đầy đủ, thông tin rõ ràng và không phát sinh vấn đề cần xác minh hoặc bổ sung, việc tiếp nhận và xử lý có thể được thực hiện thuận lợi trong thời gian làm việc của Văn phòng.
Trường hợp hồ sơ phức tạp, thông tin chưa thống nhất hoặc cần bổ sung, xác minh hay làm rõ quyền đối với tài sản, thời gian thực hiện có thể kéo dài tương ứng theo quy định và tình trạng thực tế của hồ sơ.
4. Phí công chứng, thù lao và chi phí
Chi phí thực hiện có thể bao gồm:
- Phí công chứng: được xác định theo quy định áp dụng đối với hợp đồng, giao dịch và căn cứ tính phí tương ứng.
- Thù lao công chứng: có thể phát sinh đối với việc soạn thảo, đánh máy, sao chụp và các công việc liên quan theo quy định.
- Chi phí khác: có thể phát sinh nếu cần xác minh, giám định, phiên dịch, công chứng ngoài trụ sở hoặc thực hiện công việc khác theo yêu cầu và quy định.
Mức cụ thể được xác định theo hồ sơ và phạm vi công việc thực tế.
5. Những nội dung cần kiểm tra trước khi giao tiền đặt cọc
Đây là bước đặc biệt quan trọng đối với giao dịch đặt cọc nhà, đất.
Trước khi ký và giao tiền, các bên nên kiểm tra:
- người nhận đặt cọc và người dự kiến chuyển nhượng có quyền đối với nhà, đất hay không;
- nhà, đất là tài sản riêng, tài sản chung của vợ chồng hay thuộc quyền của nhiều người;
- thông tin thực tế có phù hợp với giấy chứng nhận và hồ sơ được cung cấp hay không;
- tài sản có đang thế chấp hoặc có vấn đề pháp lý cần làm rõ hay không;
- số tiền và phương thức giao nhận tiền đặt cọc;
- thời hạn để các bên ký hợp đồng mua bán, chuyển nhượng chính thức;
- trách nhiệm của mỗi bên nếu giao dịch không tiếp tục;
- cách xử lý tiền đặt cọc và các khoản liên quan trong từng trường hợp đã thỏa thuận.
Việc công chứng hợp đồng đặt cọc không thay thế việc kiểm tra điều kiện để thực hiện hợp đồng mua bán, chuyển nhượng nhà, đất sau đó. Vì vậy, không nên chỉ kiểm tra người ký và số tiền đặt cọc mà bỏ qua tình trạng pháp lý của tài sản và khả năng thực hiện giao dịch chính thức.
6. Sau khi công chứng hợp đồng đặt cọc cần làm gì?
Sau khi hợp đồng đặt cọc được công chứng và tiền đặt cọc được giao nhận theo thỏa thuận, các bên cần theo dõi thời hạn thực hiện giao dịch chính thức đã ghi trong hợp đồng.
Trước thời điểm ký hợp đồng mua bán hoặc chuyển nhượng, cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ của các bên và hồ sơ nhà, đất; đồng thời xử lý những vấn đề còn tồn tại nếu có.
Khi đủ điều kiện thực hiện giao dịch, các bên tiếp tục công chứng hợp đồng mua bán nhà ở hoặc hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phù hợp với tài sản và nội dung giao dịch thực tế.
Quý khách có thể liên hệ Hotline 0909 226 226 của Văn phòng Công chứng Đặc Khu Phú Quốc để được kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn giấy tờ cần chuẩn bị trước khi thực hiện.
Dịch vụ liên quan: Công chứng hợp đồng đặt cọc mua bán nhà, đất