Khi thuê quyền sử dụng đất, các bên cần xác định rõ người có quyền cho thuê, thửa đất hoặc phần diện tích được thuê, thời hạn thuê, giá thuê và mục đích sử dụng trước khi ký hợp đồng.
Việc kiểm tra hồ sơ trước khi công chứng giúp đối chiếu thông tin về người tham gia, quyền đối với thửa đất và các nội dung quan trọng của thỏa thuận thuê. Hồ sơ cụ thể có thể khác nhau tùy tình trạng pháp lý của quyền sử dụng đất và chủ thể tham gia giao dịch.
1. Hồ sơ công chứng hợp đồng thuê quyền sử dụng đất
Giấy tờ của bên cho thuê và bên thuê
Thông thường, các bên cần chuẩn bị:
- CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ định danh hợp pháp phù hợp với từng trường hợp.
- Giấy tờ, tài liệu liên quan đến tình trạng hôn nhân và việc xác định tài sản chung, tài sản riêng nếu có liên quan.
- Giấy tờ về đại diện hoặc ủy quyền nếu một bên tham gia thông qua người đại diện.
- Trường hợp một bên là tổ chức, doanh nghiệp: giấy tờ pháp lý của tổ chức và tài liệu cần thiết để xác định người đại diện, thẩm quyền của người ký hợp đồng.
Giấy tờ về quyền sử dụng đất cho thuê
Cần chuẩn bị Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc giấy chứng nhận được cấp theo quy định pháp luật tương ứng với từng trường hợp.
Thông tin về người sử dụng đất, thửa đất, diện tích và tài sản gắn liền với đất nếu có cần được đối chiếu với nội dung dự kiến cho thuê.
Giấy tờ, thông tin liên quan đến việc thuê đất
Tùy từng trường hợp, các bên cần cung cấp:
- Dự thảo hợp đồng thuê quyền sử dụng đất nếu đã chuẩn bị.
- Thông tin về thửa đất hoặc phần diện tích được cho thuê.
- Thời hạn thuê.
- Giá thuê và phương thức thanh toán.
- Mục đích sử dụng đất trong thời gian thuê.
- Thỏa thuận về bàn giao, sử dụng và hoàn trả đất.
- Các tài liệu khác liên quan trực tiếp đến nội dung giao dịch nếu có.
Nếu chỉ cho thuê một phần thửa đất, các bên cần xác định rõ vị trí, diện tích và phạm vi sử dụng thực tế của phần đất được thuê.
Trường hợp quyền sử dụng đất là tài sản chung của vợ chồng, thuộc quyền của nhiều người, đang thế chấp, giao dịch thông qua người đại diện hoặc có tổ chức, doanh nghiệp tham gia, hồ sơ cần được kiểm tra cụ thể để xác định giấy tờ cần bổ sung.
2. Quy trình công chứng hợp đồng thuê quyền sử dụng đất
Bước 1. Tiếp nhận hồ sơ
Văn phòng tiếp nhận yêu cầu công chứng và hồ sơ của các bên.
Thông tin ban đầu được kiểm tra để xác định bên cho thuê, bên thuê, quyền sử dụng đất được cho thuê và phạm vi giao dịch.
Bước 2. Kiểm tra hồ sơ và quyền cho thuê
Công chứng viên kiểm tra giấy tờ của các bên, quyền đối với thửa đất và những thông tin liên quan đến yêu cầu công chứng.
Nếu một bên là tổ chức, doanh nghiệp hoặc tham gia thông qua người đại diện, cần kiểm tra thêm tư cách và thẩm quyền của người ký.
Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc thông tin cần làm rõ, các bên được hướng dẫn bổ sung giấy tờ phù hợp.
Bước 3. Soạn thảo hoặc kiểm tra hợp đồng thuê
Nếu các bên đã có dự thảo, hợp đồng được kiểm tra trên cơ sở hồ sơ và thỏa thuận của các bên.
Nếu cần soạn thảo, nội dung hợp đồng được xây dựng theo thông tin, giấy tờ và thỏa thuận hợp pháp của các bên.
Đặc biệt cần xác định rõ thửa đất hoặc phần đất cho thuê, thời hạn thuê, giá thuê, phương thức thanh toán, mục đích sử dụng và quyền, nghĩa vụ của mỗi bên.
Bước 4. Các bên kiểm tra và ký hợp đồng
Các bên đọc hoặc được đọc lại hợp đồng, kiểm tra thông tin về người tham gia, thửa đất và các điều khoản thuê trước khi ký.
Việc ký hoặc điểm chỉ được thực hiện theo quy định và phù hợp với từng trường hợp.
Bước 5. Công chứng và trả kết quả
Công chứng viên thực hiện lời chứng và hoàn tất thủ tục công chứng.
Sau khi hoàn thành phí công chứng, thù lao công chứng và các chi phí liên quan nếu có, các bên nhận kết quả theo quy trình của Văn phòng.
3. Thời gian thực hiện
Thời gian xử lý phụ thuộc vào mức độ đầy đủ của hồ sơ, tình trạng pháp lý của quyền sử dụng đất và nội dung của hợp đồng thuê.
Với hồ sơ đầy đủ, thông tin rõ ràng và không phát sinh vấn đề cần xác minh hoặc bổ sung, việc tiếp nhận và xử lý có thể được thực hiện thuận lợi trong thời gian làm việc của Văn phòng.
Trường hợp hồ sơ phức tạp, thông tin chưa thống nhất hoặc cần bổ sung, xác minh hay làm rõ quyền đối với tài sản, thời gian thực hiện có thể kéo dài tương ứng theo quy định và tình trạng thực tế của hồ sơ.
4. Phí công chứng, thù lao và chi phí
Chi phí thực hiện có thể bao gồm:
- Phí công chứng: được xác định theo quy định áp dụng đối với hợp đồng thuê quyền sử dụng đất và căn cứ tính phí tương ứng.
- Thù lao công chứng: có thể phát sinh đối với việc soạn thảo, đánh máy, sao chụp và các công việc liên quan theo quy định.
- Chi phí khác: có thể phát sinh nếu cần xác minh, giám định, phiên dịch, công chứng ngoài trụ sở hoặc thực hiện công việc khác theo yêu cầu và quy định.
Mức cụ thể được xác định theo hồ sơ và phạm vi công việc thực tế.
5. Những nội dung cần kiểm tra trước khi thuê quyền sử dụng đất
Trước khi ký hợp đồng, các bên nên làm rõ:
- người cho thuê có quyền đối với thửa đất và có quyền thực hiện việc cho thuê hay không;
- quyền sử dụng đất là tài sản riêng, tài sản chung của vợ chồng hay thuộc quyền của nhiều người;
- toàn bộ hay chỉ một phần thửa đất được cho thuê;
- diện tích, vị trí và phạm vi sử dụng thực tế của phần đất thuê;
- thời hạn thuê và thời điểm bàn giao;
- giá thuê, thời điểm và phương thức thanh toán;
- mục đích sử dụng đất của bên thuê;
- quyền xây dựng, sửa chữa hoặc đầu tư tài sản trên đất nếu có thỏa thuận;
- trách nhiệm của các bên khi chậm thanh toán, vi phạm hoặc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn;
- việc xử lý tài sản và hoàn trả đất khi hợp đồng kết thúc.
Có Giấy chứng nhận không đồng nghĩa quyền sử dụng đất mặc nhiên đủ điều kiện cho thuê. Tình trạng pháp lý của thửa đất và quyền của người cho thuê vẫn cần được kiểm tra theo từng trường hợp.
6. Sau khi công chứng hợp đồng thuê cần lưu ý gì?
Sau khi hợp đồng được công chứng, các bên nên thực hiện việc bàn giao đất, thanh toán và sử dụng đất đúng theo nội dung đã thỏa thuận.
Trong quá trình thuê, nếu phát sinh việc thay đổi thời hạn, giá thuê, phạm vi sử dụng hoặc các nội dung quan trọng khác, các bên nên xác định rõ việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng phù hợp với trường hợp thực tế.
Đối với hợp đồng thuê dài hạn hoặc bên thuê đầu tư tài sản, công trình trên đất, cần đặc biệt làm rõ ngay từ đầu quyền đối với tài sản hình thành trong thời gian thuê và phương án xử lý khi hợp đồng chấm dứt.
Quý khách có thể liên hệ Hotline 0909 226 226 của Văn phòng Công chứng Đặc Khu Phú Quốc để được kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn giấy tờ cần chuẩn bị trước khi thực hiện.
Dịch vụ liên quan: Công chứng hợp đồng thuê quyền sử dụng đất