Thủ tục công chứng

Tổng quan

Thủ tục công chứng được thực hiện nhằm chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch theo quy định của pháp luật hoặc theo yêu cầu tự nguyện của cá nhân, tổ chức; qua đó góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên và phòng ngừa tranh chấp.

Tùy theo loại giao dịch, chủ thể tham gia, tài sản và tình trạng pháp lý cụ thể, thành phần hồ sơ và yêu cầu thực hiện công chứng có thể khác nhau. Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và cung cấp thông tin chính xác giúp quá trình tiếp nhận, kiểm tra và giải quyết yêu cầu công chứng được thuận lợi hơn.

Thông tin cần biết

Hồ sơ yêu cầu công chứng

Đối với giao dịch đã được soạn thảo sẵn, người yêu cầu công chứng chuẩn bị 01 bộ hồ sơ. Thành phần hồ sơ cơ bản gồm:

Dự thảo giao dịch;
Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật;
Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc giấy tờ hợp pháp khác chứng minh quyền đối với tài sản trong trường hợp giao dịch liên quan đến tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng;
Các giấy tờ khác có liên quan đến giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

Tùy từng trường hợp cụ thể, hồ sơ có thể cần thêm giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân, quan hệ đại diện, ủy quyền, thừa kế, quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản và các giấy tờ khác có liên quan.

Theo quy định hiện hành, hồ sơ yêu cầu công chứng có thể được nộp trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính đến tổ chức hành nghề công chứng. Đối với những thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu và đáp ứng điều kiện khai thác, sử dụng theo quy định của pháp luật, việc cung cấp và khai thác thông tin được thực hiện theo quy định hiện hành.

Quy trình thực hiện

Bước 1. Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Người yêu cầu công chứng chuẩn bị hồ sơ phù hợp với loại giao dịch và nộp hồ sơ đến tổ chức hành nghề công chứng theo phương thức được pháp luật cho phép.

Bước 2. Kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ

Công chứng viên kiểm tra các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên tiếp nhận để giải quyết.

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có nội dung cần làm rõ, người yêu cầu công chứng được hướng dẫn bổ sung giấy tờ, thông tin cần thiết theo quy định.

Bước 3. Kiểm tra nội dung và tính hợp pháp của giao dịch

Công chứng viên kiểm tra dự thảo giao dịch, giấy tờ trong hồ sơ và các thông tin có liên quan; đồng thời giải thích để người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ, lợi ích hợp pháp, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia giao dịch.

Trường hợp có vấn đề chưa rõ; có dấu hiệu đe dọa, cưỡng ép; có nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự hoặc đối tượng của giao dịch chưa được xác định cụ thể, công chứng viên có thể yêu cầu làm rõ, tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định theo quy định.

Nếu dự thảo giao dịch có nội dung vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội hoặc không đáp ứng điều kiện theo quy định, công chứng viên yêu cầu sửa chữa hoặc từ chối công chứng theo quy định của pháp luật.

Bước 4. Đọc, xác nhận và ký giao dịch

Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo giao dịch hoặc đề nghị công chứng viên đọc. Khi đồng ý với toàn bộ nội dung, người tham gia giao dịch thực hiện việc ký hoặc điểm chỉ theo quy định.

Bước 5. Hoàn tất công chứng và trả kết quả

Công chứng viên thực hiện việc chứng nhận và ký văn bản công chứng. Tổ chức hành nghề công chứng ghi số văn bản công chứng, đóng dấu, vào sổ công chứng, lưu trữ hồ sơ và giao văn bản công chứng cho người yêu cầu theo quy định.

Trường hợp đề nghị công chứng viên soạn thảo giao dịch

Trường hợp người yêu cầu công chứng chưa có dự thảo giao dịch, có thể đề nghị công chứng viên soạn thảo.

Người yêu cầu công chứng cung cấp các giấy tờ cần thiết và trình bày nội dung, mục đích giao kết. Sau khi kiểm tra hồ sơ và nội dung yêu cầu, nếu nội dung, mục đích giao kết không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên thực hiện việc soạn thảo giao dịch theo quy định.

Thời gian thực hiện

Thời hạn công chứng được tính từ ngày công chứng viên tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng hợp lệ và được ghi nhận theo quy định đến ngày trả kết quả công chứng.

Thời hạn công chứng thông thường không quá 02 ngày làm việc. Đối với giao dịch có nội dung phức tạp, thời hạn công chứng có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Thời gian xác minh, giám định, niêm yết và các khoảng thời gian khác theo quy định của pháp luật không được tính vào thời hạn công chứng trong những trường hợp tương ứng.

Địa điểm công chứng

Theo nguyên tắc, việc công chứng được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở trong những trường hợp pháp luật cho phép, như lập di chúc tại chỗ ở theo quy định; người yêu cầu công chứng không thể đi lại vì lý do sức khỏe; đang điều trị nội trú hoặc bị cách ly theo chỉ định của cơ sở y tế; đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù, áp dụng biện pháp xử lý hành chính hoặc có lý do chính đáng khác theo quy định.

Công chứng giao dịch về bất động sản

Đối với giao dịch có đối tượng là bất động sản, thẩm quyền công chứng được xác định theo quy định của pháp luật về công chứng.

Về nguyên tắc, công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ các trường hợp ngoại lệ được pháp luật quy định.

Do mỗi giao dịch về nhà, đất có thể có đặc điểm và tình trạng pháp lý khác nhau, người yêu cầu công chứng nên cung cấp đầy đủ giấy tờ về chủ thể, tài sản và nội dung giao dịch để được kiểm tra và hướng dẫn hồ sơ phù hợp.

Phí, thù lao và chi phí khác

Phí công chứng được thu theo quy định của pháp luật và được xác định tùy theo loại việc công chứng, giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch trong những trường hợp pháp luật quy định.

Ngoài phí công chứng, tùy từng trường hợp có thể phát sinh thù lao công chứng và các chi phí khác liên quan đến việc soạn thảo, sao chụp, xác minh, giám định, công chứng ngoài trụ sở hoặc các công việc khác theo yêu cầu và theo quy định.

Mức phí, thù lao và chi phí cụ thể được xác định căn cứ vào loại giao dịch và nội dung công việc thực tế.

Lưu ý

Người yêu cầu công chứng cần cung cấp thông tin và giấy tờ trung thực, chính xác, đầy đủ và chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật về thông tin, giấy tờ do mình cung cấp.
Đối với giao dịch liên quan đến tài sản, cần xác định rõ người có quyền đối với tài sản, tình trạng sở hữu chung hoặc riêng và các quyền, nghĩa vụ có liên quan.
Đối với giao dịch có liên quan đến quan hệ hôn nhân, đại diện, ủy quyền hoặc thừa kế, có thể cần bổ sung giấy tờ chứng minh tương ứng.
Trường hợp có người làm chứng hoặc người phiên dịch thì phải đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật.
Thành phần hồ sơ có thể khác nhau tùy từng giao dịch, chủ thể, tài sản và tình trạng pháp lý cụ thể.
Việc kiểm tra hồ sơ trước khi thực hiện công chứng giúp hạn chế việc phải bổ sung giấy tờ và kéo dài thời gian giải quyết.

Văn bản pháp luật và luật tham khảo

Luật Công chứng số 46/2024/QH15 ngày 26/11/2024, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.
Văn bản hợp nhất số 50/VBHN-VPQH ngày 17/03/2026 của Văn phòng Quốc hội về Luật Công chứng.
Luật Thi hành án dân sự số 106/2025/QH15 ngày 05/12/2025, có nội dung sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan của Luật Công chứng và có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.
Bộ luật Dân sự, pháp luật về đất đai, nhà ở, hôn nhân và gia đình, doanh nghiệp và các văn bản pháp luật có liên quan được áp dụng tùy theo từng loại giao dịch cụ thể.
Luật số 04/2026/QH16 ngày 23/04/2026 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực từ ngày 01/01/2027. Văn bản này được nêu để tham khảo đối với các quy định sẽ áp dụng từ thời điểm có hiệu lực.

Các nhóm thủ tục công chứng

Quý khách có thể lựa chọn nhóm thủ tục phù hợp để xem hướng dẫn cụ thể về hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình thực hiện, thời gian giải quyết, phí, thù lao, chi phí và những lưu ý liên quan.

Thông tin trên mang tính hướng dẫn chung. Thành phần hồ sơ và yêu cầu thực hiện có thể khác nhau tùy theo loại giao dịch, chủ thể, tài sản và tình trạng pháp lý cụ thể.

Bạn đang ở đây