Khi sử dụng quyền sử dụng đất để góp vốn, các bên cần xác định người có quyền góp vốn, quyền sử dụng đất được đưa vào góp vốn, bên nhận góp vốn và phạm vi của giao dịch trước khi ký hợp đồng.
Việc kiểm tra hồ sơ từ đầu đặc biệt quan trọng khi quyền sử dụng đất là tài sản chung, thuộc quyền của nhiều người hoặc bên nhận góp vốn là doanh nghiệp, tổ chức. Hồ sơ cụ thể có thể khác nhau tùy chủ thể, nguồn gốc và tình trạng pháp lý của quyền sử dụng đất.
1. Hồ sơ công chứng hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất
Giấy tờ của bên góp vốn
Thông thường cần chuẩn bị:
- CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ định danh hợp pháp phù hợp với từng trường hợp.
- Giấy tờ, tài liệu liên quan đến tình trạng hôn nhân và việc xác định tài sản chung, tài sản riêng nếu có liên quan.
- Giấy tờ về đại diện hoặc ủy quyền nếu giao dịch được thực hiện thông qua người đại diện.
- Các giấy tờ khác cần thiết để xác định quyền của người góp vốn đối với quyền sử dụng đất.
Giấy tờ của bên nhận góp vốn
Nếu bên nhận góp vốn là cá nhân, cần chuẩn bị giấy tờ định danh và các giấy tờ liên quan phù hợp với giao dịch.
Nếu bên nhận góp vốn là tổ chức, doanh nghiệp, hồ sơ có thể gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ pháp lý tương ứng.
- Điều lệ hoặc tài liệu liên quan khi cần xác định thẩm quyền.
- Nghị quyết, quyết định hoặc văn bản chấp thuận giao dịch trong trường hợp cần thiết.
- Giấy tờ xác định người đại diện và thẩm quyền của người ký hợp đồng.
Giấy tờ về quyền sử dụng đất góp vốn
Cần chuẩn bị Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc giấy chứng nhận được cấp theo quy định pháp luật tương ứng với từng trường hợp.
Thông tin về người sử dụng đất, thửa đất và tài sản gắn liền với đất nếu có cần được đối chiếu với hồ sơ của người tham gia giao dịch.
Giấy tờ, thông tin liên quan đến việc góp vốn
Tùy trường hợp, các bên cần cung cấp:
- Dự thảo hợp đồng góp vốn nếu đã chuẩn bị.
- Thông tin về quyền sử dụng đất được đưa vào góp vốn.
- Giá trị quyền sử dụng đất và giá trị phần vốn góp theo thỏa thuận.
- Phạm vi, mục đích và nội dung góp vốn.
- Các thỏa thuận, quyết định hoặc tài liệu liên quan trực tiếp đến việc góp vốn nếu có.
Trường hợp quyền sử dụng đất thuộc quyền của nhiều người, là tài sản chung của vợ chồng, có nguồn gốc thừa kế, đang thế chấp, thực hiện thông qua người đại diện hoặc giao dịch có yếu tố nước ngoài, hồ sơ cần được kiểm tra cụ thể để xác định giấy tờ cần bổ sung.
2. Quy trình công chứng hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất
Bước 1. Tiếp nhận hồ sơ
Văn phòng tiếp nhận yêu cầu công chứng và hồ sơ của các bên.
Thông tin ban đầu được kiểm tra để xác định bên góp vốn, bên nhận góp vốn, quyền sử dụng đất được đưa vào góp vốn và những người có quyền liên quan.
Bước 2. Kiểm tra quyền sử dụng đất và chủ thể tham gia
Công chứng viên kiểm tra giấy tờ của các bên, quyền đối với thửa đất và những nội dung liên quan đến yêu cầu công chứng.
Nếu bên tham gia là tổ chức hoặc doanh nghiệp, cần kiểm tra thêm tư cách pháp lý, người đại diện và thẩm quyền của người ký.
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có thông tin cần làm rõ, các bên được hướng dẫn bổ sung giấy tờ hoặc thực hiện việc xác minh phù hợp với từng trường hợp.
Bước 3. Soạn thảo hoặc kiểm tra hợp đồng góp vốn
Nếu các bên đã có dự thảo, hợp đồng được kiểm tra trên cơ sở hồ sơ và yêu cầu công chứng.
Nếu cần soạn thảo, nội dung hợp đồng được xây dựng theo thông tin, giấy tờ và thỏa thuận hợp pháp của các bên.
Đặc biệt cần làm rõ quyền sử dụng đất được góp vốn, giá trị và phạm vi góp vốn, quyền và nghĩa vụ của các bên cùng những nội dung liên quan đến việc thực hiện phần vốn góp.
Bước 4. Các bên kiểm tra và ký hợp đồng
Các bên đọc hoặc được đọc lại hợp đồng, kiểm tra thông tin về chủ thể, quyền sử dụng đất và nội dung góp vốn trước khi ký.
Việc ký hoặc điểm chỉ được thực hiện theo quy định và phù hợp với từng trường hợp.
Bước 5. Công chứng và trả kết quả
Công chứng viên thực hiện lời chứng và hoàn tất thủ tục công chứng.
Sau khi hoàn thành phí công chứng, thù lao công chứng và các chi phí liên quan nếu có, các bên nhận kết quả theo quy trình của Văn phòng.
3. Thời gian thực hiện
Thời gian xử lý phụ thuộc vào mức độ đầy đủ của hồ sơ, tình trạng pháp lý của quyền sử dụng đất và tư cách của các bên tham gia giao dịch.
Với hồ sơ đầy đủ, thông tin rõ ràng và không phát sinh vấn đề cần xác minh hoặc bổ sung, việc tiếp nhận và xử lý có thể được thực hiện thuận lợi trong thời gian làm việc của Văn phòng.
Trường hợp hồ sơ liên quan đến nhiều chủ thể, tổ chức, doanh nghiệp, tài sản chung, đại diện hoặc có thông tin cần xác minh, thời gian thực hiện có thể kéo dài tương ứng theo quy định và tình trạng thực tế của hồ sơ.
4. Phí công chứng, thù lao và chi phí
Chi phí thực hiện có thể bao gồm:
- Phí công chứng: được xác định theo quy định áp dụng đối với hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất và căn cứ tính phí tương ứng.
- Thù lao công chứng: có thể phát sinh đối với việc soạn thảo, đánh máy, sao chụp và các công việc liên quan theo quy định.
- Chi phí khác: có thể phát sinh nếu cần xác minh, giám định, phiên dịch, công chứng ngoài trụ sở hoặc thực hiện công việc khác theo yêu cầu và quy định.
Mức cụ thể được xác định theo hồ sơ và phạm vi công việc thực tế.
5. Những vấn đề cần kiểm tra trước khi góp vốn bằng quyền sử dụng đất
Có Giấy chứng nhận không đồng nghĩa quyền sử dụng đất mặc nhiên đủ điều kiện để đưa vào góp vốn. Tình trạng pháp lý của thửa đất và điều kiện thực hiện giao dịch vẫn cần được kiểm tra theo từng trường hợp.
Trước khi ký hợp đồng, các bên nên làm rõ:
- ai là người có quyền đối với quyền sử dụng đất được đưa vào góp vốn;
- quyền sử dụng đất là tài sản riêng, tài sản chung của vợ chồng hay thuộc quyền của nhiều người;
- tài sản có đang thế chấp hoặc có quyền, nghĩa vụ liên quan cần xử lý hay không;
- toàn bộ hay một phạm vi quyền sử dụng đất được đưa vào góp vốn;
- giá trị quyền sử dụng đất và giá trị phần vốn góp được các bên xác định như thế nào;
- bên nhận góp vốn có tư cách phù hợp để tham gia giao dịch hay không;
- nếu bên nhận góp vốn là doanh nghiệp, người ký có đúng thẩm quyền hay không;
- các giấy tờ và thông tin về thửa đất có thống nhất với hồ sơ của các bên hay không.
Việc kiểm tra những nội dung này trước khi công chứng giúp hạn chế trường hợp đã thống nhất việc góp vốn nhưng chưa xác định đầy đủ người có quyền ký, thẩm quyền của doanh nghiệp hoặc tình trạng pháp lý của quyền sử dụng đất.
6. Sau khi công chứng hợp đồng góp vốn cần làm gì?
Công chứng hợp đồng là một bước trong quá trình thực hiện việc góp vốn bằng quyền sử dụng đất.
Sau khi hợp đồng được công chứng, các bên cần tiếp tục thực hiện thủ tục đăng ký đất đai, đăng ký biến động và các nghĩa vụ có liên quan theo loại giao dịch, chủ thể và quy định áp dụng.
Nếu việc góp vốn liên quan đến doanh nghiệp, các bên cũng cần thực hiện các thủ tục liên quan đến phần vốn góp và hồ sơ doanh nghiệp trong trường hợp pháp luật yêu cầu.
Quý khách có thể liên hệ Hotline 0909 226 226 của Văn phòng Công chứng Đặc Khu Phú Quốc để được kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn giấy tờ cần chuẩn bị trước khi thực hiện.
Dịch vụ liên quan: Công chứng hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất