Khi thuê nhà ở, các bên cần xác định rõ người có quyền cho thuê, nhà ở được cho thuê, thời hạn thuê, giá thuê, tiền đặt cọc và các thỏa thuận về sử dụng nhà trước khi ký hợp đồng.
Việc kiểm tra hồ sơ trước khi công chứng giúp đối chiếu thông tin của bên cho thuê, bên thuê và tình trạng pháp lý của nhà ở, đồng thời làm rõ những nội dung quan trọng để hạn chế vướng mắc trong quá trình thực hiện hợp đồng.
1. Hồ sơ công chứng hợp đồng thuê nhà ở
Giấy tờ của bên cho thuê và bên thuê
Thông thường, các bên cần chuẩn bị:
- CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ định danh hợp pháp phù hợp với từng trường hợp.
- Giấy tờ, tài liệu liên quan đến tình trạng hôn nhân và việc xác định nhà ở là tài sản chung, tài sản riêng nếu có liên quan.
- Giấy tờ về đại diện hoặc ủy quyền nếu một bên tham gia thông qua người đại diện.
- Trường hợp một bên là tổ chức, doanh nghiệp: giấy tờ pháp lý của tổ chức và tài liệu cần thiết để xác định người đại diện, thẩm quyền của người ký.
Giấy tờ về nhà ở cho thuê
Cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh quyền đối với nhà ở phù hợp với từng trường hợp.
Nếu nhà ở đã được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc giấy chứng nhận tương ứng, các bên nên cung cấp để đối chiếu thông tin về chủ thể và tài sản.
Giấy tờ, thông tin liên quan đến việc thuê nhà
Tùy trường hợp, các bên cần cung cấp:
- Dự thảo hợp đồng thuê nhà ở nếu đã chuẩn bị.
- Địa chỉ và thông tin xác định nhà ở được cho thuê.
- Thời hạn thuê và thời điểm bàn giao nhà.
- Giá thuê và phương thức thanh toán.
- Tiền đặt cọc và điều kiện hoàn trả, xử lý tiền đặt cọc nếu có.
- Mục đích sử dụng nhà.
- Danh mục tài sản, trang thiết bị bàn giao cùng nhà nếu có.
- Các thỏa thuận khác liên quan trực tiếp đến việc thuê nhà.
Trường hợp nhà ở là tài sản chung của vợ chồng, thuộc quyền của nhiều người, đang thế chấp, được cho thuê thông qua người đại diện hoặc có tổ chức, doanh nghiệp tham gia, hồ sơ cần được kiểm tra cụ thể để xác định giấy tờ cần bổ sung.
2. Quy trình công chứng hợp đồng thuê nhà ở
Bước 1. Tiếp nhận hồ sơ
Văn phòng tiếp nhận yêu cầu công chứng và hồ sơ do các bên cung cấp.
Thông tin ban đầu được kiểm tra để xác định bên cho thuê, bên thuê, nhà ở được cho thuê và nội dung giao dịch.
Bước 2. Kiểm tra hồ sơ và quyền cho thuê nhà
Công chứng viên kiểm tra giấy tờ của các bên, quyền đối với nhà ở và những thông tin liên quan đến yêu cầu công chứng.
Nếu một bên tham gia thông qua người đại diện hoặc là tổ chức, doanh nghiệp, cần kiểm tra thêm tư cách và thẩm quyền của người ký.
Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có thông tin cần làm rõ, các bên được hướng dẫn bổ sung giấy tờ phù hợp.
Bước 3. Soạn thảo hoặc kiểm tra hợp đồng thuê
Nếu các bên đã có dự thảo, hợp đồng được kiểm tra trên cơ sở hồ sơ và thỏa thuận của các bên.
Nếu cần soạn thảo, nội dung hợp đồng được xây dựng theo thông tin, giấy tờ và thỏa thuận hợp pháp của các bên.
Đặc biệt cần xác định rõ nhà ở được cho thuê, thời hạn thuê, giá thuê, phương thức thanh toán, tiền đặt cọc, thời điểm bàn giao và quyền, nghĩa vụ của mỗi bên.
Bước 4. Các bên kiểm tra và ký hợp đồng
Các bên đọc hoặc được đọc lại hợp đồng, kiểm tra thông tin về người tham gia, nhà ở và các điều khoản thuê trước khi ký.
Việc ký hoặc điểm chỉ được thực hiện theo quy định và phù hợp với từng trường hợp.
Bước 5. Công chứng và trả kết quả
Công chứng viên thực hiện lời chứng và hoàn tất thủ tục công chứng.
Sau khi hoàn thành phí công chứng, thù lao công chứng và các chi phí liên quan nếu có, các bên nhận kết quả theo quy trình của Văn phòng.
3. Thời gian thực hiện
Thời gian xử lý phụ thuộc vào mức độ đầy đủ của hồ sơ, tình trạng pháp lý của nhà ở và nội dung hợp đồng thuê.
Với hồ sơ đầy đủ, thông tin rõ ràng và không phát sinh vấn đề cần bổ sung hoặc xác minh, việc tiếp nhận và xử lý có thể được thực hiện thuận lợi trong thời gian làm việc của Văn phòng.
Trường hợp hồ sơ phức tạp, thông tin chưa thống nhất hoặc cần bổ sung, xác minh hay làm rõ quyền đối với nhà ở, thời gian thực hiện có thể kéo dài tương ứng theo quy định và tình trạng thực tế của hồ sơ.
4. Phí công chứng, thù lao và chi phí
Chi phí thực hiện có thể bao gồm:
- Phí công chứng: được xác định theo quy định áp dụng đối với hợp đồng thuê nhà ở và căn cứ tính phí tương ứng.
- Thù lao công chứng: có thể phát sinh đối với việc soạn thảo, đánh máy, sao chụp và các công việc liên quan theo quy định.
- Chi phí khác: có thể phát sinh nếu cần xác minh, giám định, phiên dịch, công chứng ngoài trụ sở hoặc thực hiện công việc khác theo yêu cầu và quy định.
Mức cụ thể được xác định theo hồ sơ và phạm vi công việc thực tế.
5. Những nội dung cần kiểm tra trước khi ký hợp đồng thuê nhà
Ngoài giấy tờ của các bên, trước khi ký hợp đồng nên làm rõ:
- người cho thuê có quyền cho thuê nhà hay không;
- nhà ở là tài sản riêng, tài sản chung của vợ chồng hay thuộc quyền của nhiều người;
- nhà ở và diện tích thực tế được bàn giao cho bên thuê;
- thời hạn thuê và thời điểm bắt đầu tính tiền thuê;
- giá thuê, thời hạn và phương thức thanh toán;
- số tiền đặt cọc, trường hợp được hoàn trả hoặc xử lý tiền đặt cọc;
- mục đích sử dụng nhà;
- trách nhiệm thanh toán điện, nước, phí dịch vụ và các khoản phát sinh;
- tài sản, trang thiết bị được bàn giao cùng nhà;
- trách nhiệm sửa chữa, bảo quản nhà và tài sản;
- điều kiện chấm dứt hợp đồng trước thời hạn;
- thời hạn, tình trạng và phương thức bàn giao lại nhà khi hợp đồng kết thúc.
Việc làm rõ những nội dung này ngay từ đầu giúp hạn chế tranh chấp về tiền cọc, tiền thuê, tài sản bàn giao, thời hạn thuê và trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình thực hiện hợp đồng.
6. Sau khi công chứng hợp đồng thuê nhà cần làm gì?
Sau khi hợp đồng được công chứng, các bên nên thực hiện bàn giao nhà và tài sản kèm theo bằng biên bản, đặc biệt đối với nhà có nội thất, thiết bị hoặc tài sản có giá trị.
Biên bản bàn giao có thể ghi nhận tình trạng nhà, số lượng tài sản, chỉ số điện nước và các thông tin cần thiết tại thời điểm bên thuê nhận nhà.
Trong quá trình thuê, nếu các bên thay đổi giá thuê, thời hạn, phạm vi sử dụng hoặc các nội dung quan trọng khác, nên xác lập việc sửa đổi, bổ sung phù hợp với thỏa thuận và quy định áp dụng.
Quý khách có thể liên hệ Hotline 0909 226 226 của Văn phòng Công chứng Đặc Khu Phú Quốc để được kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn giấy tờ cần chuẩn bị trước khi thực hiện.
Dịch vụ liên quan: Công chứng hợp đồng thuê nhà ở